PROбизнес для тех, кто в бизнесе: Организация#3
Юлия Игошина
Автор статьи
В прошлый раз мы говорили с вами про планирование, которым обязан заниматься любой руководитель. Но, как мы все прекрасно понимаем, одними планами сыт не будешь.
Каким бы хорошим не был твой план, но он только иллюзия, если не организовано его выполнение. А это уже вторая из основных функций руководителя.
Каким бы хорошим не был твой план, но он только иллюзия, если не организовано его выполнение. А это уже вторая из основных функций руководителя.
Но обратите внимание, что руководитель должен НЕ сам выполнять поставленный им же план, а ДОЛЖЕН ОРГАНИЗОВАТЬ выполнение этого плана.
Это означает, что руководитель должен организовать работу компании так,
В общем, это как механизм часов, где каждый знает свое место и знает, что, в какой последовательности и с какой скоростью он должен делать.
А руководитель должен, как хороший часовых дел мастер, время от времени сверять точность хода (контролировать) с эталоном (планом) и вовремя смазывать шестеренки (мотивировать), чтобы часы работали как надо.
Для организации работы в компании очень важное значение имеет правильно построенная иерархическая лестница. Каждый должен знать, чьи приказы ему выполнять.
Немаловажную функцию несут и должностные инструкции, которые четко и ясно прописывают обязанности и зону ответственности каждого сотрудника.
Очень сильно облегчают жизнь любой компании и делают ее более эффективной, когда в компании регламентированы все основные бизнес-процессы, особенно те, которые задействуют сразу несколько отделов.
Иногда в компаниях бывает настолько все сумбурно, что вся работа останавливается из-за того, что закончились салфетки, а директор в командировке. Салфеток нет, есть ответственный, который должен их купить, но у ответственного нет денег. Деньги может выдать бухгалтерия, но без решения руководителя нельзя. А руководитель "вне зоны доступа"...
Почему случаются такие ситуации?
Во-первых, потому что, руководитель не наделил полномочиями еще кого решать денежные вопросы в его отсутствие.
Во-вторых, сотрудник, который отвечает за наличие салфеток вовремя не подал заявку на покупку салфеток, а дождался пока они закончатся.
В-третьих, у компании отделы не заинтересованы в эффективности других отделов. Например, бухгалтерия права, что не выделила деньги на покупку салфеток, потому что это решение должно исходить от директора. И это правильно. Но с другой стороны, сумма необходимая на покупку салфеток настолько незначительна, а потери из-за остановки производства (например, это кафе) слишком огромны - недовольные клиенты, потеря репутации, отсутствие продаж в этот период, что если бы бухгалтерия была заинтересована в эффективности компании в целом, но могла рискнуть и выдать 500 рублей под авансовый отчет на салфетки.
Но будем справедливыми, и отметим, что сотрудники в этой ситуации не виноваты. А виноват руководитель.
Поэтому, чтобы избежать таких ситуаций, руководитель должен организовывать работу компании, а не стоять за станком или продавать клиентам. Пусть это делают те, кому это положено по должностной инструкции.
А чтобы, организованный механизм работал по плану, сотрудников надо мотивировать. Именно об этом мы и поговорим в следующий раз.
Это означает, что руководитель должен организовать работу компании так,
- чтобы снабженцы закупали именно то, что надо в производстве,
- чтобы поставщики поставляли в сроки, которые необходимы для своевременного выпуска продукции,
- чтобы продажники продавали по тем ценам, которые выгодны компании,
- чтобы уборщицы мыли полы, не вырывая провода из серверов,
- а курьеры не путались под ногами у грузчиков.
В общем, это как механизм часов, где каждый знает свое место и знает, что, в какой последовательности и с какой скоростью он должен делать.
А руководитель должен, как хороший часовых дел мастер, время от времени сверять точность хода (контролировать) с эталоном (планом) и вовремя смазывать шестеренки (мотивировать), чтобы часы работали как надо.
Для организации работы в компании очень важное значение имеет правильно построенная иерархическая лестница. Каждый должен знать, чьи приказы ему выполнять.
Немаловажную функцию несут и должностные инструкции, которые четко и ясно прописывают обязанности и зону ответственности каждого сотрудника.
Очень сильно облегчают жизнь любой компании и делают ее более эффективной, когда в компании регламентированы все основные бизнес-процессы, особенно те, которые задействуют сразу несколько отделов.
Иногда в компаниях бывает настолько все сумбурно, что вся работа останавливается из-за того, что закончились салфетки, а директор в командировке. Салфеток нет, есть ответственный, который должен их купить, но у ответственного нет денег. Деньги может выдать бухгалтерия, но без решения руководителя нельзя. А руководитель "вне зоны доступа"...
Почему случаются такие ситуации?
Во-первых, потому что, руководитель не наделил полномочиями еще кого решать денежные вопросы в его отсутствие.
Во-вторых, сотрудник, который отвечает за наличие салфеток вовремя не подал заявку на покупку салфеток, а дождался пока они закончатся.
В-третьих, у компании отделы не заинтересованы в эффективности других отделов. Например, бухгалтерия права, что не выделила деньги на покупку салфеток, потому что это решение должно исходить от директора. И это правильно. Но с другой стороны, сумма необходимая на покупку салфеток настолько незначительна, а потери из-за остановки производства (например, это кафе) слишком огромны - недовольные клиенты, потеря репутации, отсутствие продаж в этот период, что если бы бухгалтерия была заинтересована в эффективности компании в целом, но могла рискнуть и выдать 500 рублей под авансовый отчет на салфетки.
Но будем справедливыми, и отметим, что сотрудники в этой ситуации не виноваты. А виноват руководитель.
Поэтому, чтобы избежать таких ситуаций, руководитель должен организовывать работу компании, а не стоять за станком или продавать клиентам. Пусть это делают те, кому это положено по должностной инструкции.
А чтобы, организованный механизм работал по плану, сотрудников надо мотивировать. Именно об этом мы и поговорим в следующий раз.
Буду очень благодарна, если поделитесь статьей с друзьями.
ОБ АВТОРЕ
Юлия Игошина
Руководитель Центра сопровождения бизнеса "МИРЕНА", аудитор, эксперт в области финансового планирования, блогер.