Рисуем структуру компании: с чего начать?

И вот наступает момент, когда собственник вырывается из потока текучки и бросает взгляд сверху вниз на свою компанию.
И что он видит? Какое-то бесформенное создание, которое, чаще всего, генерирует прибыль, но недостаточно эффективное из-за узких мест и неотлаженных бизнес процессов. И тут возникает жуткое желание «причесать свой бизнес» — сделать его не только прибыльным, но еще и эффективным и красивым механизмом, который бы намного реже «ломался» и требовал меньше внимания собственника, чем сейчас. Но главный вопрос:

Как это сделать?

1. Возьми белый лист бумаги и цветные ручки. Отключи телефон и оповещения от мессенджеров. Сядь и нарисуй карту движение твоего Клиента при общении с твоей организацией при приобретении твоего продукта. Выделяй все этапы разными цветами, описывай словами, что делает клиент и сотрудники на каждом этапе взаимодействия.
Что это даст: ты увидишь с какими трудностями сталкивается твой Клиент.
Что можно сделать: убрать эти преграды, оптимизировав бизнес-процессы.

Например:
Клиенту, чтобы забрать продукт, надо сначала оплатить его в бухгалтерии, которая находится на втором этаже, потом спуститься обратно и забрать продукт и товарную накладную, на которую надо поставить печать, которая находится в той же бухгалтерии на втором этаже.

Клиенту не удобно и пройдя этот путь один раз, с большой вероятностью он не захочет снова вернуться к вам.
Что можно сделать. Пересадить кассира с кассовым аппаратом и терминалом в торговый зал, сделать менеджеру печать «для документов» и доверенность, чтобы он мог оформлять документы для Клиента на месте.

2. Теперь возьми второй лист бумаги и нарисуй схему твоей компании: какие отделы уже есть, какие отделы, ты хочешь добавить, разгрузив текущие отделы от несвойственных им функций, которые они делают из-за нехватки других отделов.
Что это даст: ты увидишь свои «белые пятна».
Что можно сделать: заложить в план открытие недостающих отделов.

Например:
В твоей организации нет отдела персонала, и каждый раз, когда надо нанять нового сотрудника, кто-то должен бросать свои основные функции и заниматься тем, что ему совсем не свойственно.

Что можно сделать. Отдать эту функцию на аутсорсинг, если твоей компании еще рано нанимать для этих целей отдельных людей, и запланировать открытие этого отдела на будущее, прописав те функции, который он должен будет закрывать.

3. Теперь вернись к первой схеме и отметь на ней, в какой момент пути твоего Клиента, какие отделы выполняют те или иные функции.
Что это даст: ты увидишь оптимальность распределения функций по отделам. сможешь увидеть, а прописаны ли эти функции в должностных инструкциях сотрудников. А если инструкции еще нет, то сможешь начать их писать.

Что можно сделать: передать некоторые функции от одного отдела другому, если они сейчас неоптимальны. Написать реальные должностные инструкции вместо шаблонов, скачанных из интернета.

Например:
Ты с удивлением обнаружил, что продукт Клиенту предлагает менеджер, а выписывает товарную накладную бухгалтер. И твой Клиент сидит и ждет, пока менеджер по телефону продиктует бухгалтеру те позиции, которые надо внести в накладную, их количество и скидку, о которой они договорились. Бухгалтер внесет эти данные, распечатает накладную и принесет менеджеру. И тут выясняется, что бухгалтер по телефону неправильно расслышал букву и накладную перепечатывать.

Что можно сделать: менеджеру в должностные инструкции внести выписывание товарной накладной сразу при общении с Клиентом, а про необходимость содержать бухгалтера на первичке можно и задуматься.

4. Отдохни! Ты сегодня много сделал! Завтра начнешь писать должностные инструкции уже имея реальную картину перед глазами.

Форма компании сразу не появится. Надо еще очень много сделать, но это первые шаги, а они самые важные!

В следующих статьях продолжим формировать структуру компании.