Подпишись чтобы не пропустить
Выпуск статей автора Юлии Игошиной выходит один раз в неделю по четвергам.
PROбизнес для тех, кто в бизнесе: Постановка задач#6
Юлия Игошина
Автор статьи
Как добиться того, чтобы организация функционировала так, как хочет этого руководитель, а не иначе? Надо правильно ставить задачи и проверять их выполнение. Но правильно поставить задачу это тоже искусство: сложное и изящное.
Переписка в WhatsApp между руководителем и юристом:
Р: "Пришли мне договор"
Ю: "Сейчас вышлю"
Через 15 минут:
Р: "Где договор????? У меня встреча срывается!!!!"
Ю: "Договор выслал 10 минут назад. Он у вас на почте. Не дошел?"
Р: "Как на почте?! Я же сюда просил выслать!"
…..
А просил ли руководитель выслать договор в WhatsApp? Он попросил выслать, а куда не уточнил. Так виноват ли юрист, который бросив все дела выслал договор на почту, как это делал обычно?
Конечно, нет. На лицо неправильная постановка задачи.
Чтобы задачи ставить правильно и не попадать в такие нелепые ситуации, формулировка задачи должна содержать в себе ответы на следующие вопросы:
Что должен сделать сотрудник?
Кто отвечает за правильное выполнение этой задачи?
Зачем эта задача нужна, как и фирме, так и ему лично?
Когда должно быть все готово?
Как должна быть выполнена задача: инструменты и по каким критериям оценивается результат?
Зная этот алгоритм, руководитель теперь поставит задачу примерно так:
"Виталий, пришли мне в ответ на это сообщение в течение 15 минут договор, который ты составлял вчера, с компанией Х. От этого зависит прибыль нашей компании и твои бонусы за 2 квартал."
Что? Договор, который ты составлял вчера, с компанией Х
Кто? Виталий (юрист)
Зачем? От этого зависит прибыль нашей компании и твои бонусы за 2 квартал.
Когда? В течение 15 минут
Как? Пришли мне в ответ на это сообщение.
Да, сообщение вышло гораздо длиннее, но зато оно ускорит процесс выполнения задачи, т.к. снимает уточняющие вопросы.
Расскажите про ваши интересные случаи, когда задача была понята неверно. Самый интересный комментарий ждет приз лично от меня!
Р: "Пришли мне договор"
Ю: "Сейчас вышлю"
Через 15 минут:
Р: "Где договор????? У меня встреча срывается!!!!"
Ю: "Договор выслал 10 минут назад. Он у вас на почте. Не дошел?"
Р: "Как на почте?! Я же сюда просил выслать!"
…..
А просил ли руководитель выслать договор в WhatsApp? Он попросил выслать, а куда не уточнил. Так виноват ли юрист, который бросив все дела выслал договор на почту, как это делал обычно?
Конечно, нет. На лицо неправильная постановка задачи.
Чтобы задачи ставить правильно и не попадать в такие нелепые ситуации, формулировка задачи должна содержать в себе ответы на следующие вопросы:
Что должен сделать сотрудник?
Кто отвечает за правильное выполнение этой задачи?
Зачем эта задача нужна, как и фирме, так и ему лично?
Когда должно быть все готово?
Как должна быть выполнена задача: инструменты и по каким критериям оценивается результат?
Зная этот алгоритм, руководитель теперь поставит задачу примерно так:
"Виталий, пришли мне в ответ на это сообщение в течение 15 минут договор, который ты составлял вчера, с компанией Х. От этого зависит прибыль нашей компании и твои бонусы за 2 квартал."
Что? Договор, который ты составлял вчера, с компанией Х
Кто? Виталий (юрист)
Зачем? От этого зависит прибыль нашей компании и твои бонусы за 2 квартал.
Когда? В течение 15 минут
Как? Пришли мне в ответ на это сообщение.
Да, сообщение вышло гораздо длиннее, но зато оно ускорит процесс выполнения задачи, т.к. снимает уточняющие вопросы.
Расскажите про ваши интересные случаи, когда задача была понята неверно. Самый интересный комментарий ждет приз лично от меня!
Буду очень благодарна, если поделитесь статьей с друзьями.
ОБ АВТОРЕ
Юлия Игошина
Руководитель Центра сопровождения бизнеса «МИРЕНА», аудитор, эксперт в области финансового планирования, блогер.